Vinci Energies : orchestrer la communication globale et locale pour 90 000 collaborateurs

Vinci Energies a adopté Poppulo pour une communication interne plus efficace avec ses 90 000 collaborateurs. Alors que plus de 75% des collaborateurs du groupe sont actifs et engagés dans la communication, Vinci Energies a réussi à rassembler ses équipes globales sur un outil unique qui renforce la perception de la marque, tout en offrant une grande visibilité aux contenus locaux.

Vinci Energies est un acteur français spécialisé dans les services de maintenance industrielle, les infrastructures de services numériques et l’ingénierie. Il accompagne les organisations du monde entier dans leur transition environnementale en déployant des technologies sur mesure.

Avec 90 000 collaborateurs présents dans 57 pays, Vinci Energies opère dans quatre domaines d’activité au sein de ses 1 900 entreprises. Ces entreprises sont regroupées autour de grandes marques globales, ainsi que de marques régionales.

Les marques globales sont Omexom pour les activités d’infrastructures d’énergies, Actemium pour les activités industrielles, Vinci Facilities pour le Facility Management et Axians pour les technologies de l’information et de la communication.

Cette organisation complexe, issue d’une longue croissance externe, regroupe des centaines de marques et d’entreprises. Cela pose le défi de créer une communication cohérente, à la fois globale et locale.

Le besoin d’une communication cohérente et « glocale »

Il a longtemps été difficile pour Vinci Energies de développer une culture commune et une bonne reconnaissance de sa propre marque. De nombreux collaborateurs restaient attachés à la marque de leur entreprise d’origine. La cohérence et l’esprit de groupe manquaient.

Dans ce contexte, la communication interne et les outils associés jouent un rôle clé.

Une précédente initiative de refonte de l’intranet avait montré ses limites. L’information locale était présente de manière inégale dans les pôles. Et surtout, elle n’était pas suffisamment complétée par les annonces du groupe.

La Direction de la communication de Vinci Energies se souvient :

« Notre besoin était double. Nous souhaitions rassembler tous les collaborateurs sur un outil de communication unique, tout en disposant d’espaces de communication qui resteraient à la main des entités locales. Notre priorité était d’avoir un outil très performant, avec une excellente ergonomie pour les administrateurs comme pour les utilisateurs, ainsi qu’une gestion fine de la distribution des contenus dans notre organisation décentralisée ».

Vinci Energies adopte Poppulo pour une communication interne plus efficace

Vinci Energies a choisi Poppulo pour remplacer son outil existant. Les principales raisons de ce choix : la modularité, la flexibilité et la facilité d'utilisation de la plateforme, tant pour les administrateurs que pour les collaborateurs.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de Poppulo qui ont convaincu Vinci Energies :

Structuration de l’information : Poppulo permet de créer des plateformes et des chaînes adaptées aux différentes entités de Vinci Energies (régions, pôles d’activités…). Ces espaces, plus pertinents pour les collaborateurs, disposent de leurs propres droits d’accès et d’administration.

Création d’audiences : Obtenues directement à partir du répertoire des collaborateurs de Vinci Energies, les audiences permettent de définir le périmètre de diffusion de l’information ou de mettre en place des règles de notification et d’alerte spécifiques à certains métiers.

Traduction automatique : Tous les contenus dans Poppulo (texte et vidéo) peuvent être proposés dans les langues choisies par les administrateurs, grâce à la traduction automatique intégrée à l’édition de contenu. Les utilisateurs travaillant dans l’un des 57 pays du groupe peuvent également traduire un contenu dans leur langue préférée.

Capacités avancées d’éditorialisation : Les possibilités de planification, de coédition, d’épinglage, de campagne, de suggestion et de catégorisation des contenus sont particulièrement utiles dans un groupe où l’information doit circuler dans de nombreuses directions.

Distribution fine des contenus : Grâce à son éditeur de newsletter intégré, Poppulo permet d’envoyer en quelques clics des contenus pertinents à une audience spécifique. Pour les messages les plus importants, des notifications ou une lecture obligatoire garantissent la réception des contenus.

Intégration Microsoft : Poppulo est nativement intégré aux outils Microsoft (Teams, SharePoint), ce qui permet aux collaborateurs de Vinci Energies d’accéder facilement à l’information depuis leur environnement de travail habituel.

API puissante : Afin de présenter l’information dans une interface utilisateur personnalisée et parfaitement intégrée sur son portail, Vinci Energies a pu s’appuyer sur l’API proposée nativement par Poppulo.

La flexibilité de Poppulo en réponse aux différents besoins de communication

Grâce aux atouts et à la souplesse de Poppulo, voici quelques exemples concrets de ce qui a été rendu possible chez Vinci Energies :

• Un responsable de pôle en Europe centrale peut partager une information du « marché » local dans une langue adaptée à son audience, sur la plateforme dont il a la maîtrise.
• La Direction de la communication du groupe a la garantie de pouvoir adresser ses messages importants à 100% des collaborateurs dans le monde, en s’appuyant sur une chaîne transversale administrée par elle-même.
• L’intranet du groupe n’est plus l’espace de création et de gestion de la communication. En revanche, grâce à l’API Poppulo, la page d’accueil du portail expose une sélection de contenus totalement personnalisée et pertinente, en fonction du profil de chaque utilisateur.
• Une mécanique de newsletters et d’espaces de travail réservés aux seuls communicants permet une remontée des sujets « de terrain ». Il s’agit d’un moyen simple pour la Direction de la communication du groupe d’identifier et de valoriser les réussites et les réalisations locales à l’échelle mondiale.
• Chaque pays adapte ses contenus et stratégies d’engagement en fonction de sa culture et de ses besoins.

Par exemple, en Allemagne, les prises de parole en vidéo du top management – une priorité locale – ont reçu de nombreux « likes » inattendus. Au Brésil, où les pratiques d’engagement sur les réseaux sociaux sont très répandues, les nouvelles possibilités d’engagement proposées par Poppulo ont été particulièrement appréciées. Dans les deux cas, les plateformes de communication locales ont rencontré un grand succès.

La Direction de la communication résume ainsi le potentiel de Poppulo dans le contexte « glocal » de Vinci Energies :

« Nous ne pensons pas qu’il soit possible d’utiliser un seul modèle de communication dans 57 pays, pour 90 000 collaborateurs. Par conséquent, la modularité et la souplesse de Poppulo nous permettent d’avoir une communication adaptée et efficace partout dans le monde.

C’est un avantage de Poppulo qui ressort régulièrement lors de nos conversations internes : l’outil s’adapte parfaitement aux situations et aux besoins de nos équipes locales. Cette capacité d’adaptation sert à la fois à la diversité des contenus, des besoins de distribution et des cultures. »

Nous ne pensons pas qu’il soit possible d’utiliser un seul modèle de communication dans 57 pays, pour 90 000 collaborateurs.

Par conséquent, la modularité et la souplesse de Poppulo nous permettent d’avoir une communication adaptée et efficace partout dans le monde.
Direction de la Communication, Vinci Energies

Une gouvernance de la communication avec plus d’autonomie et de pertinence

Le déploiement de Poppulo chez Vinci Energies est une transformation majeure. En effet, cet outil offre une flexibilité qui nécessite une nouvelle organisation de la communication. L’objectif est d’apporter une plus grande autonomie à tous les niveaux de communication et de fournir des contenus pertinents pour les collaborateurs au quotidien.

Avec Poppulo, Vinci Energies dispose maintenant de multiples espaces de communication adaptés aux différents pôles d’activité, régions et collaborateurs. Ces espaces permettent de publier davantage d’informations.

Désormais, toutes les informations locales ont leur place et leur audience. Grâce aux possibilités de gestion des droits de contribution et de publication de Poppulo, les équipes locales peuvent déléguer la contribution selon leurs souhaits.

« Lors de la formation des contributeurs locaux, nous leur avons expliqué qu’ils allaient devenir des managers de l’information, plutôt que des producteurs de contenus », souligne la Direction de la communication.

L’équipe de consultants (Customer Success Managers) de Poppulo dédiée à Vinci Energies a formé tous les responsables de la communication locale aux nombreuses fonctionnalités de Poppulo pour la gestion de contenus.

Avec les fonctionnalités avancées d’édition, de planification, de mise en avant et de distribution, ils peuvent désormais gérer une communication précise, dans les espaces et dans le temps. Ils bénéficient ainsi d’un outil puissant qui facilite la présence de l’information locale les CSM de Poppulo soutiennent Vinci Energies à chaque étape du déploiement, ainsi que dans l’utilisation quotidienne.

Une stratégie d’engagement en trois temps

Pour coordonner la production et la distribution des contenus locaux et globaux, l’équipe projet chez Vinci Energies a mis en place une stratégie ambitieuse et une organisation solide. « Nous avons conçu la communication avec Poppulo sous la forme d’une pyramide construite en 3 temps », explique-t-elle.

• A la base de la pyramide de communication, Vinci Energies souhaitait que de nombreuses actualités locales et authentiques nourrissent une base solide de contenus dans Poppulo. Une information régulière, variée et facile à trouver. Cela n’existait pas dans le précédent dispositif.
• La deuxième étape, au cœur de la pyramide, consistait à obtenir l’engagement des utilisateurs. Ce point a rapidement été consolidé grâce aux fonctionnalités natives dans Poppulo. Les likes, les commentaires et les contributions des collaborateurs via les UGC (Contenus Générés par les Utilisateurs) ont reçu un accueil favorable dans le monde entier.
• Enfin, la troisième étape, au sommet de la pyramide, consistait en un programme d’Employee Advocacy. Ici encore, les fonctionnalités intégrées de Poppulo pour le partage avancé sur les réseaux sociaux sont un atout puissant pour un groupe de 90 000 collaborateurs. Si cette partie reste encore à finaliser dans son déploiement, l’Employee Advocacy a déjà montré tout son potentiel lors d’une campagne exceptionnelle en faveur de l’UNICEF, dont Vinci Energies est partenaire.

Avec cette stratégie, Vinci Energies entend maîtriser l’équilibre des contenus sur la plateforme. « Nous souhaitons que notre communication interne reflète les activités locales de nos pôles dans le monde », précise la Direction de la communication.

« Voilà pourquoi nous visons une présence de la communication corporate à hauteur de seulement 20 à 30%. Le reste est fourni par les contributeurs des pôles et par les UGC des collaborateurs, ce qui donne exactement la couleur locale que nous souhaitons. Il faut intéresser notre audience en la faisant participer. »

A l'échelle du groupe...

• 40 000 contenus sont publiés chaque année
• Générant plus de 500 000 lectures approfondies
• Et près de 150 000 likes

Le tableau de bord natif de Poppulo, offre une visibilité sur les activités de tous les espaces de communication. À tout moment, les responsables de la communication du groupe ou des pôles peuvent contrôler les données de consultation et d’engagement des collaborateurs. Ils peuvent ainsi ajuster rapidement la stratégie de contenus et de distribution en fonction de leurs objectifs.

Nous sommes particulièrement attentifs aux volumes de contenus diffusés et à la proportion de contenus créés.
Direction de la Communication, Vinci Energies

Grâce à des points réguliers avec les 46 communicants locaux, la Direction de la communication du groupe les prévient des informations importantes et des campagnes à venir, ainsi que les kits de communications disponibles dans une « Sandbox » réservée aux communicants.

Un riche écosystème de distribution pour multiplier les points de contact

Grâce à Poppulo, Vinci Energies a réussi à créer un écosystème de communication riche et efficace :

L’intranet MyView propose une page d’accueil personnalisée grâce à l’API Poppulo, offrant des contenus pertinents pour chaque collaborateur.

Sur les écrans des agences, Poppulo affichera bientôt les contenus spécifiques pour chaque bureau.

Vers les réseaux sociaux, Poppulo facilite le partage des contenus adaptés à chaque collaborateur, avec la possibilité de le modifier ou de le planifier.

Sur mobile, l’application Poppulo sera prochainement déployée, aux couleurs de Vinci Energies. Elle offrira une expérience fluide et immersive de toute la l‘actualité du groupe aux dizaines de milliers de collaborateurs sur le terrain.

Aujourd’hui, avec plus de 75% des collaborateurs du groupe actifs et engagés dans la communication, le pari est réussi. Vinci Energies a réussi à rassembler ses équipes globales sur un outil unique qui renforce la perception de la marque, tout en offrant une grande visibilité aux contenus locaux.

La Direction de la communication résume ainsi cette réussite : « Nous disposons désormais d’un dispositif de communication performant, où il est facile de trouver et consulter des informations, favorisant la diffusion d’informations locales de manière ciblée.»